ORÇAMENTO DO PROJETO BÁSICO (ÓRGÃO PUBLICOS)

Diferente das etapas anteriores, onde os serviços e os custos eram pautados em estudos preliminares e na experiência do orçamentista, nesta fase, tudo que for apresentado no orçamento para o cliente deve ser comprovado por meio de documentos, fontes de pesquisas, bibliografias e outros meios de comprovação.  Como havíamos falado no post anterior, dependendo do tipo do cliente, a forma de elaboração do orçamento muda. Por este motivo, neste post vamos abordar apenas o orçamento do projeto básico na visão dos órgãos públicos.

Antes de iniciarmos este tema é importante fazermos algumas considerações:

• Os procedimentos que serão abordados podem variar de instituição para instituição, mas os princípios são os mesmos. Isto se deve ao fato de terem que seguir as mesmas normas e leis;
• Partiremos do princípio que todos os projetos foram finalizados e que não haverá qualquer alteração do projeto durante o processo de orçamentação;
• Cada etapa apresentada neste post será abordada com mais detalhe em futuros posts;

RECEBIMENTO E ANALISE DOS PROJETOS

Podemos chamar esta etapa de pré-orçamentação.  Apesar de todas as literaturas que li até hoje não abordarem a importância desta fase, eu acredito que ela é essencial para QUALIDADE do orçamento que será elaborado. Isto porque o orçamentista tem que mergulhar de cabeça no projeto e entender todas as suas etapas, conhecer todos os seus serviços e suas peculiaridades.  Muitas vezes, após realizar esta avaliação, o profissional consegue identificar incompatibilidades nos projetos que merecem ser revistos pelo projetista.  Este fato ocorre, pois durante a fase de orçamento, o projeto é visto por completo e não por especialidade como ocorre durante a elaboração dos projetos.  O fato é que todos os projetos interferem entre si, porém as únicas fases do processo onde eles serão vistos como um conjunto de todas as especialidades é na compatibilização e na orçamentação.   

Lembramos que o orçamentista não possui autonomia para alterar qualquer especificação do projeto, pois sua responsabilidade legal é apenas de quantificar e precificar o que foi projetado. Porém o mesmo pode alertar aos projetistas quanto à especificação de materiais em desuso, novas tecnologias no mercado ou julgar se um serviço é viável financeiramente ou não.

Prosseguindo com a analise dos projetos afirmamos que é nesta fase que a planilha orçamentária começa a tomar forma. No momento da analise dos projetos é que começamos a relacionar os serviços que irão fazer parte da planilha orçamentária e o que deveremos quantificar e precificar nas próximas etapas. Para criarmos uma linha de raciocínio vamos chamar esta relação preliminar de RELAÇÃO DE SERVIÇOS.

Bem estando tudo OK, passamos para próxima fase.

LEVANTAMENTOS E MEMORIA DE CÁLCULO

De posse da relação dos serviços iniciamos o levantamento dos quantitativos. Para que não haja falha nos levantamentos é necessário que o orçamentista tome dois cuidados:

• Entender o projeto por completo considerando cada etapa e cada especialidade relacionada;
• Traçar a metodologia do levantamento antes de iniciar a atividade.

O estabelecimento desta metodologia, mesmo que inconscientemente, é importantíssima para quem vai fazer o levantamento do projeto. Estas regras servem para que, durante a execução do levantamento, não seja esquecido de levantar qualquer serviço ou que alguns serviços sejam quantificados várias vezes.  Eu particularmente prefiro defini-las de forma não haver dúvidas durante a atividade, mas a opção de deixar registrado ou não partirá de cada profissional.

A memória de cálculo é o registro da quantificação dos serviços. A forma que ela é feita depende de cada profissional ou de cada instituição. No geral, a memória deve ser preenchida de forma detalhada e que haja coerência entre os serviços quantificados e os projetos elaborados. Uma boa memória de cálculo deve conter os seguintes elementos:

•         As quantidades detalhadas de cada serviço, inclusive a metodologia de calculo;
•   Denominação dos ambientes, peças e elementos que compõe a memória;
•          Considerar os descontos e particularidades dos serviços.

É importante frisar que nesta memória de cálculo não deve haver acréscimo nos quantitativos para compensar os desperdícios ou incertezas do projeto.  Todas estas considerações deverão ser feitas nas composições.

Em alguns projetos, o projetista da cada especialidade fornece os quantitativos tirando do orçamentista esta responsabilidade. Neste caso, é importante que os quantitativos sejam revisados para que não haja erros no orçamento.

PRECIFICAÇÃO DA RELAÇÃO DE SERVIÇOS

Para não dizer que estou inventando uma palavra, precificar é um verbo que significa “atribuir preço a algo”, ou seja, nada mais é que colocar preço naquilo que não tem preço. Bem, explicações a parte vamos ao que interessa. Após a definição dos serviços e seus quantitativos devemos estabelecer o custo de cada serviço. Para isto contamos com três fontes de pesquisas.  A ordem de importância de cada fonte dependerá do contratante, das normas, leis e acórdão vigentes, porém a ordem abaixo é a mais comum:

1. PESQUISA EM TABELAS DE PREÇOS

Alguns órgãos públicos divulgam, periodicamente, suas tabelas de preços que informam os custos dos principais serviços que podem ser realizados dentro de uma obra.   Como abordamos em outros posts temos a tabela do SINAPI e do SICRO, que são elaboradas por órgão federais, como temos tabelas regionalizadas como a tabela da EMLURB, COMPESA, CEHOP (ORSE), etc. Com a popularização da internet esta crescendo o número de órgãos públicos que divulgam as suas tabelas na internet. Encontrando o serviço na tabela partimos para próxima etapa que é o preenchimento da relação de serviços.

2. COMPOSIÇÕES DE SERVIÇOS

Quando um serviço não for localizado nas tabelas de preços consideradas como fontes de pesquisa oficiais pelo contratante ou no caso em que seja necessário compor algum serviço de outras referencias, faz-se necessário que o orçamentista elabore a composição deste serviço.  Compor um serviço significa na verdade decompor uma atividade para precificar suas partes. Parece complicado, né?!?! Mas é simples.  Utilizaremos um exemplo fora da engenharia para exemplificar.

Imagine que você quer saber quanto custa um bolo de trigo e que você não pode perguntar a ninguém quanto custou. A única alternativa é pegar a receita do bolo.  Pronto, temos tudo que precisamos para estabelecer seu valor, pois a partir desta receita você vai poder compor o custo do bolo. Ela é a nossa fonte de pesquisa da composição do custo. Com esta receita em mãos você pode colocar o preço na farinha, no fermento, nos ovos e demais ingredientes. O preço, claro será em cima de uma unidade padrão, ou seja, o preço por quilo de farinha, pela embalagem do fermento ou pela unidade dos ovos.  Depois disso devemos multiplicar o custo de cada insumo pelas quantidades contidas na receita (esta quantidade são os coeficientes de consumo).  Para ficar uma conta “perfeita” devemos incluir o valor da mão de obra utilizada para fazer o bolo, o custo com o fogão e com o gás consumido. Pode parecer um exagero mais devemos levar em consideração até o fósforo que acendeu o fogo. Por fim, a soma dos custos com os materiais multiplicados pelos seus coeficientes, mão de obra e equipamentos forma a composição de custo do bolo. Com este exemplo podemos fazer uma analogia com as partes da composição:

O BOLO	COMPOSIÇÃO DOS SERVIÇOS
Ovos, fermento, farinha de trigo, palito de fósforo e gás	Materiais de construção
Cozinheira	Mão de obra
Fogão, botijão de gás	Equipamentos

Além dos materiais, mão de obra e equipamentos também faz parte do serviço os impostos e encargos sociais. Resumindo, semelhante à fórmula do orçamento temos a fórmula da composição:

COMPOSIÇÃO = MATERIAL + MÃO DE OBRA + EQUIPAMENTOS + IMPOSTOS

Os custos com os materiais, equipamentos e mão de obra devem ser extraídos das tabelas dos órgãos públicos.  Para os insumos que não constam nestas tabelas é necessário fazermos uma pesquisa de mercado para completar a composição.

3. PESQUISA DE PREÇO NO MERCADO (COTAÇÃO)

Para os serviços e insumos que não são encontrados nas tabelas referenciais, faz-se necessário a realização da pesquisa do custo no mercado.  Estas pesquisas devem atender algumas exigências do contratante como:

•   Pesquisa no mercado local. No caso de não haver no local buscam-se alternativas regiões vizinhas;
•   Considerar nos custos os impostos, despesas acessórias, fretes, etc.;
•  Ser registradas por meio de documentos que comprovem a sua autenticidade;
•   Coletar no mínimo três preços de cada serviço ou insumo;
•   Nos casos em que não forem fornecidas as três cotações, justificá-las a contento.

Quando a cotação é de serviço, o valor obtido pela média das cotações poderá, dependo das regras estabelecidas pela contratante, ser inserida diretamente na planilha.  Quando a cotação é de equipamento ou insumo, os preços devem fazer parte de uma composição (exceto nos casos em que o serviço é o fornecimento do insumo) do próprio insumo.

PLANILHA ORÇAMENTÁRIA

A relação de serviços, após a quantificação e precificação individual de todos os serviços, passa a se chamar de PLANILHA ORÇAMENTÁRIA. Dependendo do órgão contratante esta planilha pode ser bastante simplificada, contendo apenas as colunas referentes ao item, descrição, unidade, quantidade e preço – unitário e total – dos serviços, ou mais elaborada contendo, além dos itens relacionados antes as colunas como custo sem BDI, custo com BDI, fontes de pesquisa (código e fonte) e códigos auxiliares.

Podemos dizer que todas as etapas anteriores serviram para subsidiar a elaboração deste documento. Em outras palavras podemos dizer que a planilha orçamentária é a reunião de todos os produtos elaborados nas etapas que a antecederam. Para muitos, este é o documento mais importante do orçamento, pois ele é um resumo de todo o processo.  De certa forma, eu concordo com quem pensa desta forma. Por exemplo: Para quem vai executar a obra ou fiscalizá-la pouco importa se o orçamentista quantificou por ambiente ou toda obra de uma única vez, se as cotações foram feitas por telefone ou pela internet.  O que interessa para empresa é quanto vai receber pelo serviço prestado. Do lado da fiscalização, o que importa é quanto vai pagar pelo serviço executado ou produto adquirido. Todas as dúvidas com relação aos serviços devem ser esclarecidas no projeto.

CURVA ABC

A curva ABC, também conhecida como curva 80-20 ou Teorema de Pareto, é o método utilizado para classificação de informações a partir do seu peso ou de sua importância.  Ela é muito utilizada na construção civil para determinar quais os serviços são mais relevantes que outros. Ele também pode ser utilizado para insumos e utilização de equipamentos.

Para elaborarmos uma curva ABC, basta seguirmos os três seguintes passos:

1º passo: classificarmos os valores totais de cada serviço em ordem decrescente;

2º passo: determinar o percentual individual e acumulado a partir do custo total do orçamento;

3º passo: Todos os itens cujo percentual acumulado seja menor que 80% (oitenta por cento) fazem parte dos principais itens do projeto.

CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRA

O cronograma, da mesma forma que a curva ABC, é baseada na planilha orçamentária. Ele demonstra o valor que o órgão financiador irá desembolsar por mês para repor os gastos realizados pela empresa que irá executar a obra. Não só os gastos como também os lucros da empresa. O cronograma também apresenta a evolução física da obra e como ela evolui.

Em resumo podemos dizer que todas as etapas são dependentes entre si e que cada uma tem sua razão de ser.  Não há orçamento para obras publicas sem todos estes elementos, no máximo, não há a necessidade de apresentarmos a memória de cálculo, porém é preciso mantê-la arquivada durante um bom período caso haja necessidade de justificar alguns quantitativos.  Para quem trabalha com orçamento vem notando que as exigências vão aumentando com o passar do tempo.  Na minha opinião, fica mais difícil fazer um orçamento que atenda a todas as exigências, mas os benefícios são imensos, pois temos a garantia de que, quanto mais se exige mais segurança o produto terá.

As exigências fazem com que este orçamento possa ser utilizado para licitação como preconiza a lei 8.666/93.